GDPR-information



Från och med den 25 maj 2018 ersätts den svenska personuppgiftslagen med den europeiska Dataskyddsförordningen kallad GDPR (General Data Protection Regulation). Syftet med förordningen är att stärka den enskildes integritetsskydd men också att underlätta för företag att verka inom EU med enhetliga regler. GDPR är en lag som alla företag, myndigheter och organisationer, även bostadsrättsföreningar, måste känna till och följa. GDPR reglerar bland annat vad du har för rättigheter när det gäller dina egna personuppgifter, som t ex tillgång till sparade uppgifter om dig, rätt till radering och rätt till begränsning.

Vilka register har föreningen och vilka personuppgifter sparas där?

Enligt Bostadsrättslagen är föreningen skyldig att hålla ett medlemsregister och en lägenhetsförteckning. Båda dessa register administreras på föreningens uppdrag av vår ekonomiska förvaltare - ett personuppgiftsbiträdesavtal reglerar uppdraget.

Medlemsregistret innehåller endast de uppgifter om föreningens medlemmar som krävs för att kunna sköta hantering kring medlemsavgifter, etc. Medlemsregistret innehåller bara aktuella personuppgifter. Vi har redan tidigare fått ditt medgivande för att behandla dina personuppgifter då du blev medlem i föreningen och därför behövs inte detta förnyas. Med nämnda medgivande behandlar vi dina personuppgifter i syfte att kunna erbjuda en service anpassad till dina behov och vilket tillåter föreningen att meddela dig information som kan vara av intresse.

Lägenhetsförteckningen innehåller bostadsrättslägenhetens historia och är inte offentlig. Enligt bostadsrättslagen ska följande uppgifter finnas för varje lägenhet i en bostadsrättsförenings lägenhetsförteckning:

• bostadsrättslägenhetens beteckning, belägenhet, antal rum samt övriga utrymmen.
• datum för registrering av den ekonomiska plan som ligger till grund för upplåtelsen och den ursprungliga insatsen
• bostadsrättshavarens namn.
• vid överlåtelse (försäljning) av bostadsrätten ska en kopia av överlåtelseavtalet fogas till förteckningen
• uppgift om pantsättning av en bostadsrätt som meddelas föreningen ska antecknas i lägenhetsförteckningen
• uppgift som ändras i förteckningen, ska genast vid övergång av bostadsrätt till annan (till exempel vid gåva, arv) antecknas 

I föreningens lägenhetsförteckning finns också uppgifter om andrahandsupplåtelser, hyreslokaler, hyresgäster och hyror samt kontaktuppgifter till bostadsrättsinnehavaren.

Endast bostadsrättshavaren själv har rätt att få utdrag ur lägenhetsförteckningen beträffande den lägenhet hen innehar med bostadsrätt. En bostadsrättshavare kan dock ge fullmakt till exempelvis en mäklare.

Föreningens övriga register

För administration av föreningens garageplatser och hyreslokaler finns ett register som är baserat på medlemsregistret. Det innehåller också telefonnummer, e-postadress och garageplats- alternativt lokalnummer. Garageregistret innehåller bara nödvändiga kontaktuppgifter. Föreningens fastighetsskötare administrerar registret på uppdrag av föreningen - ett personuppgiftsbiträdesavtal reglerar uppdraget.

Kön till garaget administreras med hjälp av kö-registret som endast innehåller nödvändiga aktuella kontaktuppgifter. Tilldelas garageplats raderas alla personuppgifter.
Föreningens fastighetsskötare administrerar registret på uppdrag av föreningen - ett personuppgiftsbiträdesavtal reglerar uppdraget.

För adressering av styrelsens medlemsinformation har föreningen ett adressregister baserat på medlemsregistret. I adressregistret finns epost-uppgifter till de medlemmar som anmält att man vill ha utskick av medlemsinformation från styrelsen. Adressregistret innehåller bara aktuella personuppgifter. Styrelsen administrerar registret och har ensam tillgång till uppgifterna.

Föreningen har även ett bokningsregister för tvättstugorna som innehåller uppgifter om lägenhetsnummer och bokningshändelser. Uppgifterna med lägenhetsnummer sparas i 30 dagar, efter detta anonymiseras informationen. Händelserna sparas ett kalenderår och används för att ta fram statistik över bokningsfrekvensen. Registret hanteras elektroniskt av tjänsteleverantören och styrelsen har tillgång till uppgifterna - ett personuppgiftsbiträdesavtal reglerar uppdraget.

E-post

I de konton föreningen har för e-post sparas inkommande och utgående brev så länge innehållet är aktuellt för åtgärd. Brevlådorna administreras av styrelsen.

Styrelsens ansvar för dataskyddet

Styrelsen ansvarar för att föreningens register och e-brevlådor sköts i enlighet med dataskyddsförordningens intentioner.